Wie bearbeite ich Garantiefälle?

Garantieangaben durch den Lieferanten

Die Garantieangaben der jeweiligen Lieferanten erhält die Digitec Galaxus AG initial durch die Angaben im Configuration Agreement, ein Vertragsformular, welches jeder Lieferant bei der Anbindung ausfüllt. Durch die Unterschrift auf dem Configuration Agreement werden die Angaben bindend.

Die Bestimmungen im Configuration Agreement gelten ergänzend zu den Bestimmungen im FAQ. Widerspricht eine Bestimmung im abgeschlossenen Configuration Agreement den FAQs, gelten die Bestimmungen des Configuration Agreements.

Prozesse

Defekte Produkte folgen, wenn im Configuration Agreement nicht anders vereinbart, standardmässig den fort folgend beschriebenen Prozessen.

Standardprozess
Garantiefälle werden, wenn nicht anders vereinbart, von der Digitec Galaxus AG ohne Anmeldung ans Service Center des Lieferanten eingesendet. Mit dem defekten Produkt wird ein RMA Lieferschein (siehe Anhang am Ende des Beitrags) und ein Kaufbeleg mitgeliefert.

Wird die Garantie abgelehnt, so sendet der Lieferant einen Kostenvoranschlag an aftersales@digitecgalaxus.ch. Kostenvoranschläge sind als PDF zu senden. Auf dem Kostenvoranschlag sind folgende Informationen ersichtlich:

• Grund der Garantie-Ablehnung
• auszuführende Arbeiten
• Kostenschätzung
• Bilder bei physischen/mechanischen Beschädigungen.

Das Digitec Galaxus AG After Sales prüft die Entscheidung, trifft die nötigen Abklärungen und teilt dem Service Center mit, ob das Produkt kostenpflichtig repariert, unrepariert retourniert oder entsorgt werden soll.

DOA Prozess
Die Digitec Galaxus AG tauscht dem Endkunden nach erfolgter Sichtprüfung das Produkt aus und sendet den DOA Fall innerhalb der vom Hersteller definierten Frist, nach der Annahme durch die Digitec Galaxus AG, mit dem auf dem Lieferschein notierten Vermerk "DOA" an das Service Center. Die Digitec Galaxus AG erhält vom Lieferanten innerhalb von 14 Kalendertagen nach Eingang der Retoure eine Gutschrift in der Höhe des ursprünglichen Einkaufspreises des mangelhaften Produktes.

Low Cost Prozess
Defekte Produkte mit einem Einkaufspreis unter der im Configuration Agreement definierten Low Cost Preisschwelle werden nach einer Sichtkontrolle durch die Digitec Galaxus AG entsorgt. Der Lieferant erhält monatlich eine Sammelgutschriftforderung für den Einkaufswert der entsorgten Produkte. Eine Excelliste mit den entsorgten Produkten (siehe Bespiel Excel am Ende des Beitrages) wird mitgeliefert. Die Defektbeschreibe sind eine Kopie der Defektbeschreibe die Endkunden in ihrem Kundenkonto erfassen. Wenn nicht vorhanden, wird der Defektbeschreib durch die Digitec Galaxus AG Shop Mitarbeiter erfasst. Nach Erhalt der Gutschriftforderung versendet der Lieferant eine entsprechende Gutschrift in PDF Form an accounting@digitecgalaxus.ch.

Abgeltungsvereinbarung Prozess
Wurde mit dem Lieferanten einen Abgeltungsrabatt vereinbart, muss er keine Garantiefälle bearbeiten. Der Lieferant erhält stattdessen halbjährlich eine Gutschriftforderung. Die Digitec Galaxus AG verzichtet im Gegenzug, für sämtliche beim Lieferant bezogenen Produkte, auf die Garantieabwicklung über den Lieferanten. Die Gutschriftforderung erfolgt halbjährlich in den vereinbarten x% vom Einkaufsumsatz. Nach Erhalt der Gutschriftforderung versendet der Lieferant ein entsprechende Gutschrift in PDF Form an accounting@digitecgalaxus.ch.

Weitere Bestimmungen

Leistung Service Center
Der Lieferant stellt sicher, dass das Service Center folgende Bedingungen erfüllt:

• Das Service Center ist an Werktagen von 09:00 – 12:00 und 13:00 – 17:00 Uhr telefonisch sowie per E-Mail erreichbar
• Das Service Center beantwortet Anfragen innerhalb von einem Werktag
• Das Service Center ist verantwortlich für eine qualitativ gute und effiziente Abwicklung der Garantie- und Servicefälle.

Kontrolle Warenannahme
Die Digitec Galaxus AG teilt den Lieferumfang der defekten Ware auf dem RMA Lieferschein mit. Der Lieferant ist verpflichtet, die Richtigkeit des Lieferumfangs zu prüfen und informiert die Digitec Galaxus AG proaktiv über Abweichungen via E-Mail an aftersales@digitecgalaxus.ch. Ist kein Lieferumfang vermerkt, aber vorhanden, so muss die Digitec Galaxus AG ebenfalls durch den Lieferanten informiert werden. Findet diese Kommunikation nicht statt und es entstehen Abweichungen zwischen dem bei der Einsendung genannten Lieferumfang und der Rücksendung zum Endkunden bzw. zur Digitec Galaxus AG, haftet der Lieferant für die entstandene Abweichung und die damit verbundenen Kosten eines entsprechenden Ersatzes. Im Falle eines Transportschadens melden Sie sich bitte unverzüglich bei aftersales@digitecgalaxus.ch.

Rückversand RMA an die Digitec Galaxus AG
Der Lieferant sendet reparierte sowie Austauschgeräte separiert von Neuwarenlieferungen. Retouren von Garantiefällen müssen folgendermassen adressiert sein:

Digitec Galaxus AG
After Sales Handling
Parallelstrasse 10
CH-5606 Dintikon

In Einzelfällen kann auch eine andere Adresse auf dem Lieferschein vermerkt sein. Beispielsweise die Adresse des Endkunden.

Es muss auf dem Versandbehälter sowie auf dem Lieferschein klar deklariert sein, ob es sich beim Inhalt um Neuware, Reparaturen oder Austauschgeräte handelt. Folgende Informationen müssen zusätzlich auf dem Lieferschein aufgeführt werden: unsere Referenz (RMA Nummer), ausgeführte Arbeiten und Lieferumfang.

Rückversand RMA direkt an Endkunden
Sofern ein von der Digitec Galaxus AG eingesendetes Gerät nach einer erfolgten Prüfung / Reparatur direkt an den Endkunden retourniert wird, muss der Lieferant der Digitec Galaxus AG via E-Mail an aftersales@digitecgalaxus.ch über den Versand des reparierten Gerätes an den Endkunden informieren. Die E-Mail muss zwingend die Paketsendungsnummer sowie die Digitec Galaxus AG RMA Nummer enthalten. Diese Meldung muss am Tag des Rückversandes an den Endkunden stattfinden. Diese Meldung muss nicht erfolgen, wenn die Ware zurück an die Digitec Galaxus AG gesendet wird.

Gutschriften
Der Lieferant stellt der Digitec Galaxus AG sämtliche Gutschriften als PDF zu. Diese Gutschriften werden dann von der Digitec Galaxus AG bei der nächsten Bestellung in Abzug gebracht.

Das PDF bitte an folgende E-Mailadresse versenden: aftersales@digitecgalaxus.ch

• Auf Gutschrift für einzelne RMA Fälle zwingend die Digitec Galaxus AG RMA Nummer angeben
• Auf Gutschriften für Low Cost- oder Abgeltungsforderungen zwingend die Digitec Galaxus AG Rechnungsnummer angeben.

Version 29.09.2020