Wie sollte meine Rechnung aussehen?

Unser Ziel ist es, die Rechnungen unserer Lieferanten zeitgerecht und unter Realisierung der Skonti zu begleichen. Dies funktioniert aber nur, wenn die Rechnungen reibungslos verarbeitet werden können.

Wie sende ich meine Rechnung an die Digitec Galaxus AG?

Die Digitec Galaxus AG bietet je nach Volumen und Möglichkeiten die folgenden Einlieferungsarten für Lieferantenrechnungen an:

• PDF via Mail an Verarbeitungspartner Conextrade oder der Digitec Galaxus AG
• EDI-Schnittstelle

Für PDF-Rechnungen ist eine einfache und kostenlose einmalige Registrierung bei Conextrade nötig. Die Anleitung dazu folgt auf den kommenden Seiten. PDF-Rechnungen dürfen nicht signiert oder Passwort geschützt sein. Die E-Mail mit dem/n angehängten PDF muss zwingend einen Betreff und Textinhalt haben, um nicht mit Spam verwechselt zu werden.

Unabhängig von der Einlieferungsart sind verschiedene Punkte wichtig, welche in der nachfolgenden Musterrechnung erklärt werden:

1 Rechnungsadresse

Unabhängig von Lieferort: 
Digitec Galaxus AG, Pfingstweidstrasse 60b, CH-8005 Zürich

2 Bestellnummer

Unsere Bestellnummer dient zur Identifikation des dazugehörenden Auftrags und muss zwingend angegeben werden. Bsp. 11258818
Sammelrechnungen sind nicht erlaubt. Jede Rechnung darf sich nur auf eine Bestellung der Digitec Galaxus AG beziehen. Bei Teillieferungen sind Teilrechnungen erlaubt.

3 Artikelnummern

Die Artikelnummer dient zur Identifikation der Produkte auf der Rechnung, Lieferschein und entspricht der Herstellernummer oder der Artikelnummer gemäss Preisliste.  Bitte Artikelnummer immer separat aufführen, ohne Artikelbezeichnung oder Teile davon.

4 Rabattausweis und Gebühren

Rabatte, wenn immer möglich auf die einzelnen Rechnungspositionen aufteilen. Global aufgeführte Rechnungsrabatte verursachen Mehraufwand bei der Bearbeitung. Recycling- und andere Gebühren wie vRG und Suisa müssen auf die jeweiligen Positionen addiert oder direkt nach dem Produkt als Rechnungsposition aufgeführt werden. Ein Gebührentotal am Schluss der Rechnung kann nicht verarbeitet werden.

5 Lieferantenname und -adresse

Vollständige und eindeutige Adresse des Rechnungsstellers.

6 MWST-Angaben

Alle Lieferanten mit einer Schweizer Mehrwertsteuerpflicht müssen die folgenden Angaben auf der Rechnung machen:

• MWST-Nr. resp. Unternehmens-Identifikationsnummer (UID), unter welcher der Leistungserbringer im schweizerischen Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen ist.
• Den angewandten Steuersatz je Position (falls abweichende Mehrwertsteuersätze) und das Total des geschuldeten MWST-Betrags.
  
  

7 Zahlungsverbindung (ESR (Einzahlungsschein mit Referenznummer), Bank)

Eine gültige Bankverbindung ist im Configuration Agreement (CFA) anzugeben. Wenn kein ESR (Einzahlungsschein mit Referenznummer) verfügbar ist, erfolgt die Überweisung an diese hinterlegte Bankverbindung. In der PDF-Rechnung kann der ESR nur verarbeitet werden, wenn dieser am Ende der Rechnung und im gleichen Dokument angefügt ist.

WICHTIG: Bitte stellen Sie uns vor der ersten Bestellabwicklung ein Rechnungsmuster (sensitive Stellen dürfen ruhig geschwärzt werden) zur Ansicht und Prüfung zu. Dazu das Dokument einfach als PDF mit dem Vermerk «Rechnungsprüfung» an accounting@digitecgalaxus.ch senden.

Version 12.04.2021